(1) 법과 IT의 밀땅 > 전문가 칼럼

<기업경영 속의 IT기술 1 >

 

 

남영호 (국민대학교 경영대학 교수)

 

필자는 인도네시아와 인연이 많습니다. 1990년대에는 자카르타에서 근무하였고, 2000년도까지 뻔질나게 인도네시아에 출장을 갔었습니다.

 

그 당시를 회상하면 바로 연상되는 것이 하나 있습니다. 담배 냄새입니다. 자카르타 공항 입국장에 들어서면 곧 바로 인도네시아의 독특하고 강열한 담배 냄새의 자극이 코를 찔렀습니다. 바로 인도네시아만의 담배, 크래떽 담배 냄새입니다. 지금도 인도네시아를 연상하면 깡마른 남자들이 뿜어대는 달콤하면서 자극적인 냄새가 이국적인 상징으로 다가옵니다.

 

2018년 현재 인도네시아는 세계 최대 흡연 국가가 되어 있었고, 가히 흡연자의 천국이라고 할 수 있지요. 자카르타 도심 어디에서나 입에 담배를 물고 있는 사람을 볼 수 있고 담배 종류도 무지 많아서 필자 같은 비흡연자는 쉽게 고를 수도 없으니까요.

 

우리나라는 어떤가요? 흡연자 대 비흡연자의 기나긴 싸움에서 흡연자의 완패입니다. 결정적인 완패의 주요 원동력은 2013년부터 제정된 각종 금연법들이며, 법규에 나열된 No Smoking에 관한 규정이 흡연자들을 옥죄고 있습니다.[국민건강증진법]에 따라서 2015년부터 음식점을 포함한 모든 공공시설이 금연구역으로 지정되었으며, 여기에 한술 더 떠서 [간접흡연 피해방지조례]를 제정하여서 버스정류장 등 대중 밀집시설들은 금연 지역으로 지정하였습니다. 금연법 시행 이후 흡연 지역으로 지정된 빌딩 구석의 좁다란 지역에서 끽연을 하는 분들을 보면 애처롭기도 하고 일찌감치 담배를 끊은 내가 자랑스럽습니다.

 

우리나라에서는 최근 몇 년간 흡연법과 같이 일반인의 일상 생활에 심각한 영향을 주는 법이 만들어지고 있습니다. 그 대표적인 예가 김영란법입니다.법안을 처음 제안한 김영란 전 국민권익위원장의 이름을 따서 김영란법으로 불리지만, 정식이름은 [부정청탁 및 금품 등 수수의 금지에 관한 법률]입니다. 이 법에 영향을 받아서 스승의 날 행사 때 제자가 카네이션 주는 풍습도 없어졌고, 심지어는 이 법에 저촉되는지를 따지기도 귀찮으니 스승의 날 행사를 하지 말자는 목소리가 나오고 있습니다. 

 

여기에 [성폭력방지 및 피해자 보호 등에 관한 법률]이 가세하여서 대한민국의 법들이 우리들의 일상에 중대한 영향을 끼치고 있습니다. 이 성희롱 방지법에 의거해서 많은 직장인들이 무조건 일년에 한번 이상 성희롱•성폭력 예방 교육을 들어야 합니다. 마치 예비군 훈련 때 무조건 들어야 했던 교육 같은 지루한 내용을 3시간씩이나 들어야 하는데, 법치국가 대한민국의 국민으로서 당연한 일로 여기는 것 같습니다.

 

물론 서민 생활에 귀찮은 법도 있지만 좋은 법도 있습니다. 법규가 만들어지면 직간접적으로 개인 생활을 통제하기 때문에 귀찮기도 하지만 생활의 편리성을 증대하면서 사회의 막힌 부분을 열어주는 역할을 하기도 합니다.

 

그 대표적인 예가 전자서명 및 전자화문서보관에 관한 규정들입니다. 이에 관한 법률은 복잡하여서 여기서 전체 법규를 설명할 수는 없지만, 이 법규를 한마디로 잘 설명하는 조항이 [국세기본법] 제 85조의 장부 등의 비치와 보존 조항입니다. 즉, ‘종이 영수증을 전자화 문서로 변환하여서 공인전자문서센터에 보관함으로 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다’라고 명시한 조문입니다.

 

전자문서는 우리의 생활을 편리하게 만드는데 큰 기여를 하고 있습니다. 종이 대신 전자화 문서로 갈음하고 서명도 전자 서명으로 대신하고, 문서 보관도 전자적으로 하면 되니 진짜 종이 없는 Paperless의 세계를 만들어 놓은 것입니다.

 

전자 문서를 인정하는 규정은 기업 관리 측면에서도 이득이 매우 많습니다. 우선적으로 법인카드를 쓰고도 종이 영수증 분실할까 봐 노심초사하고, 영수증에 풀칠하고 잘 간직하였다가 승인권자에게 결재를 받고, 사용내역을 기재한 전표를 경리팀에 제출하는 번거로움이 없어졌습니다. 경리팀은 이 전표를 장부에 기재하고 세무조사에 대비하기 위해서 회사 창고에 보관하고 정리하는 수고가 덜어졌습니다.

 

더 대단한 것은 이 전자문서 법규 덕분에 전자문서에 관한 IT산업이 새로이 만들어지고 있습니다. 종이문서를 전자문서로 변환하는 SW가 탄생하였고, 전자문서를 보관할 수 있는 전자문서센터가 만들어지고 있습니다. 이러한 SW를 사용하면서 종이 영수증이 사라지는 것뿐만 아니라 복잡하고 손이 많이 가는 경비처리 회계업무를 체계적이고 효율적으로 관리할 수 있게 되었습니다.전자문서가 종이 영수증을 대체하여 문서센터에 보관되어 있으니 회사 창고에 종이 영수증을 5년간 보관할 필요도 없게 되었습니다.

 

비록 법규가 문을 열어 놓고 개인과 기업의 니즈도 있지만 새로운 제도가 현실에서 유용하게 활용되기 위해서는 중요한 변수가 하나 더 있습니다. 바로 IT 기업들입니다. SW 개발 기업들이 발 빠르게 해당 SW를 개발해야 합니다. 더구나 완전한 Paperless 환경이 되기 위해서는 각종 SW들의 연동 및 협업이 필요합니다. 법인카드사와 연계해야 하고, 법인카드 내역을 모바일로 받을 수 있어야 편리성이 올라갑니다. 또한 전자문서를 기업내에서 관리할 ERP (전사적 자원관리) 시스템이 전자문서를 담을 데이터베이스를 제공하고 전표를 회계 처리할 수 있는 플랫폼을 제공하여야 합니다.

 

그러면 구체적으로 법인카드 경비지출 메커니즘에 대하여 살펴보겠습니다. 아래 <Paperless 비즈니스 생태계>그림에서 보는 바와 같이 세 단계를 거쳐서 완성이 됩니다.

 

첫 번째 단계로 우선 임직원들이 법인카드를 쓰면 이 법인카드를 쓴 내역은 모바일로 해당 직원에게 전달됩니다. 모바일앱에서 직원들은 자신이 사용한 카드 내역을 확인하고 사용 목적 등을 간단히 기재한 후 확인을 하면 일단 첫 단계는 끝이 납니다.

 

둘째, 모바일앱에서 송신한 내용은 그룹웨어를 통하여 승인권자의 PC에 결재대기 상태로 나타납니다. 결재가 끝난 전자문서는 회계팀으로 넘어갑니다.

 

셋째 단계에서 전자문서는 ERP(enterprise resources planning) 시스템의 전표 DB에 저장이 되며 이 내역을 회계 부서의 경비 담당자가 ERP 전표 조회 화면에서 카드금액, 사용처, 사용내역을 검토한 후 확인을 하면 끝나게 됩니다.

 

이 전표 금액은 결국 접대비 또는 회의비로 정리되고, 법적 전자화 문서가 되어서 공인전자문서센터에 보관되면서 모든 단계가 끝나는 것입니다.

 

최근까지 모든 기업들은 세무증빙 목적상 종이 문서, 종이 영수증 등을 비치하고 세무 조사에 대비하였는데 이 풍속도가 바뀌고 있습니다. 앞으로 법과 IT의 밀고 당기는 (밀땅) 관계는 지속될 것입니다. 클라우드 환경 하에서 많은 법규가 바뀌어야 합니다. 이렇게 바뀌는 풍속도는 싫든 좋든 우리의 일상이 될 것이고 세상 돌아가는 속도는 더욱 빨라질 것이 명확합니다.

 

참으로 우리는 시대에 너무 뒤떨어지지 않으면서 무엇을 해야 하는가를 고민하면서 살아가야 하겠습니다.